○明日香村情報公開事務取扱要綱
平成13年4月1日
第1 趣旨
この要綱は、別に定めがある場合を除き、明日香村情報公開条例(平成12年明日香村条例第37号。以下「条例」という。)に定める公文書の開示及び情報提供施策(以下「情報公開」と総称する。)に関する事務の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
第2 情報公開の窓口等
1 公開窓口の設置
情報公開に係る事務を行うため、総合公開窓口(以下「総合窓口」という。)を設置する。
2 総合窓口で行う事務
(1) 情報公開に係る相談及び案内に関すること。
(2) 公文書開示に係る事務についての、すべての実施機関の所管課(開示請求の対象となる公文書を作成し、又は取得したそれぞれの課等をいう。以下同じ。)との連絡調整に関すること。
(3) すべての実施機関の開示請求の受付に関すること。
(4) すべての実施機関の公文書の開示の実施場所の提供及び立ち会いに関すること。
(5) すべての実施機関の公文書の写しの交付に係る費用の徴収に関すること。
(6) すべての実施機関の公文書の開示・非開示の決定等に係る審査請求書の受付に関すること。
(7) すべての実施機関の公文書の検索資料の整理及び閲覧に関すること。
(8) 実施状況の公表に関すること。
(9) 明日香村情報公開審査会の事務処理に関すること。
(10) 情報提供に関すること。
3 所管課で行う事務
(1) 公文書の開示請求に係る公文書の検索及び特定に関すること。
(2) 開示請求の形式要件の審査(対象公文書の存在及び請求権の有無等の確認)に関すること。
(3) 開示請求に係る却下の決定及びその通知に関すること。
(4) 開示請求に係る公文書の開示・非開示の決定及びその通知に関すること。
(5) 村以外のものからの意見聴取及び開示・部分開示決定の場合の通知に関すること。
(6) 公文書の開示の実施(開示の決定をした公文書の総合窓口への搬入及び当該公文書の写しの作成、送付等を含む。)に関すること。
(7) 公文書の開示・非開示の決定等に係る審査請求書の受付及び受理に関すること。
(8) 審査請求事案の明日香村情報公開審査会への諮問に関すること。
(9) 審査請求についての決定及びその通知に関すること。
(10) 検索資料の作成等に関すること。
(11) 所管課における情報提供に関すること。
第3 公文書開示に係る事務
1 相談及び案内
(1) 来庁者のニーズの把握
総合窓口では、窓口職員が面談により、来庁者の求めている情報について、その所在が検索できる程度に内容を具体的に把握するものとする。
(2) 情報の所在の確認
窓口職員は、総合窓口に備え置く検索資料等により、所管課を調査し、電話照会等により当該情報の所在を確認するものとする。
(3) 対応の選択
総合窓口では、来庁者の求めている情報の内容について、次のいずれの方法で対応するのが最も適当かを判断するものとする。
ア 情報提供
来庁者の求めている情報の内容が、行政資料、刊行物等による情報提供で対応できる場合は、その情報提供で対応する。
イ 他の制度の利用
法令又は他の条例の規定により、閲覧、縦覧又は写しの交付の手続が定められている場合及び村の施設等において一般の利用に供している公文書により対応できる場合は、この条例は適用せず、開示請求は受け付けないので、その旨を来庁者に説明し、当該事務を担当する課等の案内を行う。
ウ 公文書の開示の請求
「2 総合窓口における公文書開示請求の受付等」に定めるとおり対応する。
(4) 公文書の検索
総合窓口では、来庁者の相談の内容が公文書の開示として対応すべきものであるときは、求められている内容が記載されている公文書(以下「対象公文書」という。)の検索に必要な事項を十分に把握するとともに、検索資料による検索又は所管課との連絡により、対象公文書の検索を行うものとする。
(5) 所管課等における相談等
所管課に直接情報公開に関する相談があった場合には、所管課は、情報提供で対応できる場合を除き、総合窓口への案内を行うなど適切な対応に努めるものとする。
2 総合窓口における公文書開示請求の受付等
請求者が条例第5条に規定する請求権者であることを確認した上で、義務開示で対応すべきであると判断される場合においては、総合窓口は、次により事務を処理するものとする。
(1) 対象公文書の特定
ア 請求者との応対により、請求の内容を確定した後、検索資料により、所管課を選定し、当該所管課の情報公開主任等と連絡をとった上で、対象公文書を検索・特定するものとする。
イ 対象公文書を特定することができない場合は、請求者にその旨を告げた上で、いったん開示請求を受け付けるものとする。
ウ 総合窓口において対象公文書を特定する段階で、対象公文書の不存在が判明した場合は、公文書非開示決定通知書(施行規則様式第4号)により請求者に通知する。
なお、他の方法により、請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨を説明するものとする。
(2) 公文書の開示請求の方法
ア 公文書開示請求書の提出による場合(条例第8条本文)
公文書の開示請求は、条例第8条ただし書に該当する場合を除き、請求権者が、原則として、明日香村情報公開条例施行規則(以下「施行規則」という。)第2条に定める公文書開示請求書(施行規則第1号様式。以下「請求書」という。)に必要事項を記載し、総合窓口へ提出することにより行うものとする。
イ 口頭請求による場合(条例第8条ただし書)
(ア) 明らかに全部開示可能な公文書で、即日開示することが可能な場合
対象公文書が、明らかに全部開示可能な公文書で、即日開示することが可能な場合は、総合窓口の職員は所管課と連絡をとり、その了承を得た上で、条例第8条ただし書による口頭請求として取り扱うものとする。この場合、所管課は、総合窓口において、即日、当該公文書を開示するものとする。
また、総合窓口の職員は、「公文書開示請求処理簿」(様式第1号。以下「処理簿」という。)に処理内容を記載するものとする。
(イ) 請求者が身体障害等で請求書に記載することが困難な場合
聞き取りをした窓口職員が請求内容等を代筆するものとする。
ウ 郵送又はファクシミリによる場合
必要事項が記載され、対象公文書が特定できれば、所定の様式でなくても、受け付けるものとする。
(3) 請求書の受付に当たっての留意事項
ア 開示請求は、原則として、対象公文書1件につき1枚の請求書により行うものとする。
ただし、同一人から同一の所管課に係る同一内容の複数の対象公文書の開示請求があった場合は、請求書の「請求する公文書の件名又は内容」欄に記入することができる範囲内で、1枚の請求書による複数の請求を認めるものとする。
イ 開示請求の手続は、本人が行うことを原則とするが、代理関係を証明する書類(委任状等)の提出があった場合は、代理人により行うことができる。
ウ 未成年者による開示請求があった場合も、原則として単独での請求を認めるものとする。
ただし、次のような場合は、親権者等法定代理人の同意書が必要であることを、未成年者に指導するものとする。
(ア) 中学生以下の場合であって、制度の趣旨、公文書の意義、内容等について十分な理解が得難いと認められるとき。
(イ) 公文書の写しの交付に要する費用負担が多額になるとき。
(4) 請求権者の確認
第5条に規定する請求権者であるかどうかの確認は、原則として、口頭又は請求書の記載内容を審査して行うものとし、証明書等の提示は求めないものとする。
(5) 請求書の記載事項の確認
総合窓口では、請求書の提出があった場合は、次の事項について確認するものとする。
ア 「住所」欄
個人の場合は住所、法人その他の団体にあっては、主たる事務所の所在地が記載されていること。
イ 「氏名」欄
(ア) 個人の場合は氏名、法人その他の団体にあっては、名称及び代表者の氏名が記載されていること。
(イ) 代理人による請求の場合は、次の例のように、請求者本人の氏名又は名称の次に、代理人の住所・氏名・連絡先が記載されていること。
［例］ ○○ ○○ 代理人
△△村△丁目△番△号
□□ □□
TEL ＊＊＊＊―＊＊―＊＊＊＊
(ウ) なお、いずれの場合も押印は要しないものとする。
ウ 「電話番号」欄
請求者に迅速かつ確実に連絡するため、自宅・勤務先等の電話番号が記載されていること。
なお、法人その他の団体の場合は、担当者の所属・氏名・内線番号等の記載を求めること。
エ 「請求する公文書の件名又は内容」欄
請求しようとする公文書の件名又は知りたい事項の内容が、対象公文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。
オ 「請求者の区分」欄
(ア) 該当する区分のいずれか一つの番号が○印で囲まれていること。
(イ) 該当する番号が重複する場合は、若い番号が○印で囲まれていること。
(ウ) 2から4までの番号が○印で囲まれている場合は、該当する「村内の事務所、事業所又は学校の名称及び所在地」欄が記載されていること。
(エ) 5が○印で囲まれている場合は、該当する「利害関係の内容」欄が記載されていること。
カ 「村内の事務所、事業所又は学校の名称及び所在地」欄
請求者の区分の2から4までの番号に対応する名称及び村内の所在地が記載されていること。
キ 「利害関係の内容」欄
実施機関が行う事務事業との利害関係の存在が具体的に記載されていること。
ク 「開示の方法」欄
該当する区分の番号が○印で囲まれていること。
(6) 請求書の職員記載欄の留意事項
総合窓口では、請求書の提出があり、かつ、上記(5)の事項が記載されていることを確認した場合は、職員記載欄に次の事項を記載するものとする。
ア 「公文書の件名」欄
(ア) (1)により特定した対象公文書の件名を記載すること。
(イ) 請求書の受付時に公文書の特定ができない場合、又は公文書の正式な件名が不明な場合は、後日、所管課において請求書の記載内容から対象公文書を特定するものとし、その旨を請求者に伝えるものとする。
イ 「所管課」欄
(ア) 請求に係る公文書を管理している課等の名称(担当係名まで)及び電話番号、内線番号を記載すること。
(イ) 対象公文書が複数の課に存在する場合は、当該公文書を最初に作成した課又は当該公文書に係る事務事業の主体となっている課を所管課とする。
ウ 「備考」欄
他の欄に記載できなかった事項、今後の事務処理を行う上で参考となる事項等を記載するものとする。
(7) 請求書の補正
ア 来庁の場合
請求書の記載欄に、空欄、不鮮明及び意味がわかりにくい箇所がある場合には、総合窓口の職員は、請求者に対して、その箇所を訂正又は補筆するよう求めるものとする。
なお、請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、総合窓口の職員が、職権で補正できるものとする。
イ 郵送等の場合
(ア) 請求書の記載事項に不備がある場合等、形式上の要件に適合しない開示請求があった場合は、当該開示請求を却下せざるを得ないような特別の事情があるときを除き、総合窓口の職員(所管課が判明するときは所管課の職員)は、速やかに、請求者に対し、相当の期間を定めて当該開示請求の補正を求めるものとする。
なお、請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、職員が、職権で補正できるものとする。
(イ) 相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず、当該期間を経過しても補正されない場合は、開示請求を却下するものとする。
(ウ) 補正を求めた場合の公文書の開示をするかどうかの決定期間は、補正され、形式上の要件に適合した請求書を受け付けた日から起算して15日以内にしなければならない。
(8) 請求書を受け付けた場合の請求者への説明等
総合窓口では、請求書を受け付けた場合は、当該請求書に収受印を押印し、職員記載欄に必要事項を記載の上、その写し及び「公文書の開示を求められた方へ」(様式第2号)を請求者に交付(又は送付)するとともに、次の事項について説明(送付する場合を除く。)するものとする。
ア 公文書の開示は、開示・非開示決定に日数を要するため、原則として受付とは同時に行われないこと。
イ 対象公文書の開示・非開示決定は、請求があった日から起算して15日以内に行い、結果は速やかに請求者に通知されること。
ウ やむを得ない理由により15日以内に決定を行うことができない場合は、決定期間を、請求があった日から起算して60日間を限度として延長することがあり、この場合には、請求者に書面により通知されること。
エ 公文書の開示を実施する場合の日時・場所等は、上記イの書面で指定すること。
オ 公文書の写しの交付を希望する場合は写しの作成に要する費用を、写しの郵送を希望する場合は郵送に要する費用も合わせて、請求者が負担し、前納する必要があること。
(9) 処理簿への記載
ア 総合窓口は、公文書の開示の請求があったときは、その請求内容等を処理簿に記載するものとする。
イ 総合窓口及び所管課は、公文書の開示に係る事務処理の経過を処理簿(写しを含む。)に、随時記載するものとする。
(10) 受付後の請求書の取扱い
総合窓口は、受け付けた請求書の原本及び処理簿の写しを直ちに所管課へ送付するとともに、請求書の写しを保管するものとする。
3 請求書の形式要件審査等
(1) 処理簿への記載
所管課の情報公開主任は、総合窓口から請求書の送付を受けたときは、処理簿に必要事項を記載して、常に処理経過等が把握できるようにしておくものとする。
(2) 請求書の形式要件審査
所管課は、当該請求書が形式的要件を具備していること、とりわけ開示請求に係る対象公文書が存在していること及び請求者が請求権者であることを必ず確認するものとする。
(3) 却下通知等
所管課は、当該請求書が形式的要件に欠ける場合は、補正を命ずるときを除き、次により処理するものとする。
ア 請求者に対し、請求に応じることができない旨を連絡し、速やかに請求を取り下げるよう要請すること。
イ 請求が取り下げられない場合は、却下処分を行い、請求者に「却下通知」(様式第3号)を送付するとともに、その写しを総合窓口に送付すること。
ウ 他の方法により請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨を併せて連絡すること。
4 開示・非開示の決定
(1) 公文書の内容の検討
所管課は、請求書が形式的要件を満たしているときは、対象公文書に記録されている情報が条例第6条各号に規定する非開示事項に該当するかどうかを、解釈・運用基準及び「開示しないことができる公文書の具体例」等を参考に検討するものとする。
(2) 開示・非開示の決定期間
総合窓口において請求書を受け付けた日から起算して15日以内に、所管課は開示・非開示の決定をしなければならない。
(3) 決定期間の延長
災害の発生、年末年始の休暇その他のやむを得ない理由により決定期間を延長する場合には、所管課は、公文書開示決定期間延長通知書(施行規則第5号様式)により、請求者に通知するものとする。なお、この場合、次のことに留意するものとする。
ア 延長期間は、総合窓口において請求書を受け付けた日から起算して60日以内の範囲内において、必要最小限の期間とすること。
イ 所管課は、15日以内の決定期間内に、公文書開示決定期間延長通知書が請求者に到達するよう努めるものとする。
ウ 所管課は、公文書決定期間延長通知書の写しを総合窓口に送付すること。
エ 公文書決定期間延長通知書の「延長の理由」欄には、やむを得ない理由を具体的に記載すること。
(4) 内部調整
開示・非開示の決定に当たっては、次により、あらかじめ内部調整を行うものとする。
ア 総合窓口ヘの協議
所管課は、開示・非開示の決定に当たっては、必ず総合窓口に協議しなければならない。なお、この協議は、当分の間、合議方式とする。
イ 関係課との調整
所管課は、対象公文書が、他の課等に関連するものである場合は、当該関係課等と連絡をとり、調整を行うこと。
(5) 第三者情報に係る意見聴取等
対象公文書に村以外のもの(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合は、必要に応じ、5に定めるところにより、当該第三者に対する意見聴取等を行うものとする。
(6) 開示・非開示決定の決裁
公文書の開示・非開示の決定は、村長部局にあっては、原則として、助役が専決するものとする。
その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めるところによるものとする。
(7) 決定通知書の記載要領
ア 「公文書の件名」欄
当該公文書の件名を正確に記載すること。
なお、1枚の請求書により複数の公文書の開示請求があった場合など、必要がある場合は、1枚の決定通知書に複数の公文書の件名を記載することができる。
イ 「公文書の開示の日時」欄
開示の日時は、決定通知書が請求者に到達すると思われる日から数日後の勤務時間内の日時を指定するものとし、所管課は、あらかじめ請求者及び総合窓口と電話等で十分連絡をとり、できるだけ請求者の都合の良い日時を指定するものとする。
なお、公文書の写しの交付を郵送により行う場合は、この欄を斜線で消すものとする。
ウ 「公文書の開示の場所」欄
開示の場所は、原則として、総合窓口を指定するものとする。
また、公文書の写しの交付を郵送により行う場合は、「郵送」とこの欄に記載するものとする。
エ 「開示しない部分」欄
開示しない情報の概要を、当該情報の内容が判明しないように留意して記載するものとする。
［例］ ・「○○のうち特定個人の住所、氏名」
・「○○のうち、用地買収計画の部分」
オ 「(上記部分を)開示しない理由」欄
公文書は存在しているが、開示しない場合は、「□条例第6条第 号に該当」にチェックを入れ、条例第6条の該当する号及び具体的理由を記載するものとする。複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載するものとし、この欄に記載しきれないときは、別紙に記載の上、決定通知書に添付するものとする。公文書が不存在の場合は、「□当該請求に係る公文書が不存在」にチェックを入れる。
カ 「開示することができるようになる期日」欄
一定の期間(おおむね1年以内)が経過することにより、条例第6条各号に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、当該理由が消滅する期日(複数の非開示事項に該当する場合には、すべての非開示事項に該当しなくなる期日)を明らかにすることができる場合は、その期日を記載するものとする。
なお、当該期日を明示することができないときは、この欄を斜線で消すものとする。
キ 「備考」欄
必要な事務連格のほか、公文書の写しの交付希望があった場合に、①写しの枚数、②写しの交付に要する費用の額、③写しの送付に要する費用の額をそれぞれ記載するものとする。
(8) 決定通知書の送付
ア 所管課は、開示・非開示の決定をしたときは、速やかに決定通知書を作成し、請求者に送付するとともに、その写し及び処理簿の写しを総合窓口へ送付するものとする。
イ 請求のあった日に公文書の全部を開示する場合は、条例第9条第3項ただし書の規定により、口頭で通知することができる。即日開示を実施した場合は、速やかに、処理結果を記録した処理簿の写しを総合窓口へ送付するものとする。
(9) 過去に開示実績のある公文書の取扱い
所管課は、対象公文書が過去に公文書の開示実績があり、直ちに開示決定又は部分開示決定ができる公文書については、速やかに、公文書の開示をするよう努めるものとする。この場合、(4)の内部調整及び(5)の第三者情報に係る意見聴取等は、省略することができるものとする。
5 第三者に関する情報の取扱い
(1) 意見聴取の実施
所管課は、対象公文書に第三者に関する情報が記録されている場合は、開示・非開示の判断を慎重かつ公正に行うため、条例第6条各号に該当するかどうかが明らかであるときを除き、必要に応じて、当該第三者に対する意見聴取を実施するものとする。
(2) 意見聴取の方法
(3) 意見聴取事項
第三者からの意見聴取の内容は、次のとおりとする。
ア 個人に関する情報については、プライバシーの侵害の有無及び程度
イ 法人等に関する情報については、不利益の有無及び程度
ウ 国等に関する情報については、信頼関係若しくは協力関係への影響、事務事業に係る意思形成に対する支障、事務事業の目的達成の困難性又は公正かつ円滑な執行に対する支障等の有無及び程度
(4) 第三者への通知
所管課は、第三者情報について、意見聴取を行った後に開示決定をした場合は、原則として請求者に対する通知と同時に、当該第三者に書面「第三者関係公文書開示決定通知書」(施行規則第8号様式)によりその旨を通知するものとする。
なお、非開示決定した場合にも、第三者との信頼関係を保つ上から、電話等により口頭で通知するものとする。
6 公文書の開示の方法
(1) 公文書の閲覧の方法
ア 文書、図画(以下「文書等」という。)の場合
原則として、原本を閲覧に供する。
ただし、汚損等のおそれがあるなどの理由により、原本を閲覧に供することができないときは、複写した物を閲覧に供するものとする。
なお、この場合の複写に要する費用は、請求者には負担させないものとする。
イ 磁気テープ等(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録を含む。以下同じ。)の場合
磁気テープ等の閲覧は、これらから出力又は採録した物により行うものとする。
なお、この場合の出力等に要する費用は、請求者には負担させないものとする。
ウ マイクロフィルムの場合
マイクロフィルムの閲覧は、原則としてマイクロリーダープリンターで複写した物により、行うものとする。
なお、この場合の複写に要する費用は、請求者には負担させないものとする。
(2) 公文書の写しの作成及び交付の方法
公文書の写しの作成は、原則として所管課の職員が行うものとする。
また、写しの交付の部数は、対象公文書1件につき1部とする。なお、交付の方法は、請求者の希望により、総合窓口での交付又は郵送による交付のいずれかにより行うものとする。
(3) 公文書の部分開示の方法
公文書の部分開示を行う場合における非開示部分の分離及び開示の方法は、原則として次のとおりとする。
ア 開示部分と非開示部分とがページ単位で区分できるとき
非開示部分を取り外して、開示部分のみを開示する。
ただし、契印を押印したもの等取り外しができない場合は、開示部分のみを複写した物又は非開示部分を紙袋等で覆った物等により開示する。
イ 開示部分と非開示部分とが同一ページにあるとき
該当ページを複写した上で、非開示部分をマジック等で塗りつぶした物を複写した物又は非開示部分を覆って複写した物を開示する。
7 公文書の開示の実施
(1) 開示の日時及び場所
公文書の開示は、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において実施する。
なお、請求者がやむを得ない事情により、指定された日時に来庁できない場合は、所管課は、改めて別の日時を指定することができるものとする。
この場合、改めて決定通知書を送付することは要しないものとするが、変更日時の関係文書への付記及び総合窓口への連絡は必要である。
(2) 開示の準備
所管課の職員は、決定通知書に記載された日時までに、対象公文書を開示場所として指定された総合窓口へ搬入しておくものとする。
なお、汚損等のおそれなどの理由により原本を複写した物を開示する場合及び公文書の写しの交付が請求されている場合は、あらかじめそれらを準備するものとする。
(3) 決定通知書の確認
所管課の職員は、総合窓口に来庁した者に対して、決定通知書の提示を求め、請求者本人であること及び公文書の件名の確認を行うものとする。
ア 閲覧の実施
所管課の職員は、対象公文書を提示し、請求者の求めに応じて、当該公文書の内容等について説明するものとする。
なお、総合窓口の職員は、原則として、この閲覧に立ち会うものとする。
イ 閲覧の中止又は禁止
所管課の職員は、閲覧者に対し、公文書を汚損し、又は破損することのないよう説明するものとする。
閲覧者が、公文書を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認めるときは、当該公文書の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。
(4) 開示当日に写しの交付を求められた場合の取扱い
当初の開示請求において、開示の方法の希望が閲覧の請求のみである場合であっても、開示の当日写しの交付を求められたときは、請求書の訂正を求めてその場で写しを交付して差し支えないものとする。
ただし、法令等の規定により、公文書の写しの交付が禁止されている場合を除く。
8 手数料等の徴収
(1) 手数料等の額
ア 公文書の開示に係る手数料の額は、条例第11条第1項に定めるとおりとする。
(2) 徴収の方法
手数料等の徴収は、次の方法により行うものとする。
ア 総合窓口で写しを交付する場合
総合窓口で写しを交付する場合は、開示に係る手数料及び公文書の写しの作成に要する費用を現金で徴収するものとし、徴収後、公文書の写し及び領収書を請求者に交付するものとする。
イ 郵送により写しを交付する場合
郵送により写しを交付する場合は、請求者の希望により、現金又は納入通知書若しくは郵便為替(写しの送付に要する費用については、郵便切手でもよいものとする。)で徴収するものとし、所管課は納入等を確認の後、公文書の写しを(現金等の場合は領収書を添えて)請求者に送付するものとする。
(3) 歳入科目
公文書の開示手数料、写しの作成及び送付に要する費用に係る収入は、総合窓口の歳入とし、歳入科目は、一般会計においては次のとおりとする。
・開示手数料
(款)使用料及び手数料、(項)手数料、(目)総務手数料、(節)事務手数料
・写しの作成及び送付に要する費用
(款)諸収入、(項)雑入、(目)雑入、(節)雑入
第4 審査請求があった場合の取扱い
開示・非開示決定等の処分について、行政不服審査法(昭和37年法律第160号)の規定による審査請求があった場合は、次により取り扱うものとする。
1 審査請求書の受付
「審査請求書」(参考様式)は、原則として総合窓口で受け付けるものとする。
2 受付後の審査請求書の取扱い
(1) 受付後の審査請求書の取扱い
ア 総合窓口で受け付けた場合
総合窓口において審査請求書の写しを控えとして保管するとともに、直ちに当該審査請求書を所管課へ送付するものとする。
イ 所管課で受け付けた場合
直ちに、審査請求書の写しを総合窓口へ送付するものとする。
(2) 審査請求処理簿の記載
総合窓口の職員は、審査請求があった場合は、「審査請求処理簿」(様式第4号)に必要事項を記載し、常に審査請求に係る処理経過を把握することができるようにしておかなければならない。
3 審査請求の形式要件審査等
(1) 記載事項の確認
所管課は、行政不服審査法の規定に基づき、次の要件について確認の上、審査請求書を受理するものとする。
ア 審査請求書の記載事項の確認
(ア) 審査請求人の氏名及び年齢又は名称並びに住所、連絡先
(イ) 審査請求に係る処分
(ウ) 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
(エ) 審査請求の趣旨及び理由
(オ) 処分庁の教示の有無及び内容
(カ) 審査請求の年月日
(キ) 審査請求人が、法人その他の社団又は財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によって審査請求をする場合は、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所
イ 審査請求人の押印の有無
ウ 代表者若しくは管理人、総代又は代理人がある場合は、それぞれの資格を証明する書面(法人登記簿の謄本・抄本、代表者若しくは管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無
エ 審査請求期間内(開示・非開示決定等の処分があったことを知った日の翌日から起算して3ヶ月以内)の審査請求かどうか。
オ 審査請求適格の有無(開示・非開示決定等の処分によって、直接に自己の権利利益を侵害されたものかどうか。)
(2) 審査請求書の補正
所管課は、当該審査請求が、上記(1)の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものである場合は、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。
(3) 審査請求についての却下の決定
所管課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合には、当該審査請求についての却下の決定を行い、決定書の謄本を審査請求人に送達するとともに、その写しを総合窓口へ送付するものとする。
ア 審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合
イ 補正命令に応じなかった場合
ウ 補正命令に定める補正の期間を経過した場合
(4) 審査請求の受理
所管課は、審査請求書が上記(1)の要件を満たすときは、これを受理し、直ちに、次の手続に入らなければならない。
4 原処分の再検討
(1) 所管課は、審査請求書を受理したときは、直ちに原処分である開示・非開示決定の再検討を行うものとする。
(2) 再検討の結果、次のいずれかに該当する場合は、明日香村情報公開審査会への諮問は不要となるものである。
ア 実施機関が、職権により自発的に原処分である非開示決定又は部分開示決定を取り消し、全部開示決定を行うことにより又は審査請求人の主張どおり原処分を職権により変更することにより、当該審査請求が却下される場合
イ 実施機関が、審査会に諮問するまでもなく、審査請求の全部認容決定を行い、自主的に原処分である非開示決定又は部分開示決定を取り消し、全部開示決定又は審査請求人の主張を満たした部分開示決定を行う場合
(3) 上記(2)の決定に当たっては、事前に総合窓口に協議するものとする。
5 明日香村情報公開審査会への諮問
所管課は、審査請求の原処分が却下処分である場合、不作為に対する審査請求である場合、3の(3)により審査請求を却下する場合及び4の(2)に該当する場合を除き、審査請求書を受理した日から原則として2週間以内に、次に定めるところにより、明日香村情報公開審査会(以下「審査会」という。)に諮問するものとする。
(1) 諮問書の作成
所管課は、次に掲げる事項を記載した「諮問書」(様式第5号)を作成するものとする。
ア 審査請求に係る決定の対象となった公文書の件名
イ 開示・非開示決定を行った具体的理由
ウ その他必要な事項
(2) 諮問書の提出
所管課は、諮問書に次に掲げる書類を添付して、総合窓口へ提出するものとする。
ア 審査請求書の写し
イ 公文書開示請求書の写し
ウ 決定通知書の写し
エ 処理簿の写し
オ その他必要な書類(審査請求の対象となった公文書の写し等)
6 審査会の意見聴取等への対応
所管課の職員は、条例第13条第6項により、審査会から、意見若しくは説明を求められた場合又は決定に係る公文書等必要な資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。
7 審査会の答申
総合窓口は、審査会から答申があった場合は、直ちに、答申書を所管課に送付するものとする。
8 審査請求に対する決定
(1) 所管課は、答申書の送付があった場合は、これを尊重して、原則として2週間以内に当該審査請求に対する決定を行うものとする。この決定に当たっては、総合窓口に協議するものとする。なお、この協議は、当分の間、合議とする。
(2) 所管課は、審査請求に対する決定を行った場合は、直ちに、決定書の謄本を審査請求人へ送付するとともに、その写しを総合窓口に対して送付するものとする。
(3) 審査請求について認容及び一部認容の決定をしたときは、所管課は、速やかに、当該審査請求に対する決定に応じた開示・非開示決定を行い、決定通知書を請求者へ送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。
(4) 所管課は、第3の5に基づき、意見の聴取等を行った第三者に関する情報が記録されている公文書についての開示・非開示決定を変更することになった場合は、その旨を当該第三者に通知するものとする。
9 開示決定に対して第三者から審査請求があった場合
第5 検索資料の作成等
1 検索資料の作成
所管課は、毎年6月末までに前年度の文書目次、保存文書引継書及び保管文書通知書を検索資料として総合窓口に送付するものとする。
2 検索資料送付上の留意点
所管課は、検索資料を送付するに当たっては、村民の閲覧に適するよう、当該検索資料に記載された個人名、法人名その他の事項から、非開示事項に該当する情報が判明することのないよう、該当情報を削除する等必要な措置を講ずるものとする。
3 検索資料の配置
総合窓口では、各実施機関が管理する対象公文書の検索資料を整備し、一般の閲覧に供するものとする。
第6 運用状況の公表
1 運用状況のとりまとめ
総合窓口は、各実施機関における前年度の公文書開示制度の実施状況をとりまとめるものとする。
2 公表の方法
総合窓口は、毎年度6月末日までに、次の事項について、前年度の運用状況を広報紙に掲載することにより、公表するものとする。
(1) 公文書開示請求件数
(2) 公文書開示請求に関する決定状況
(3) 審査請求の件数及び決定状況
(4) その他必要な事項
第7 情報公開主任
1 設置
(1) 公文書の開示に係る円滑な対象公文書の特定及び的確かつ統一的な開示・非開示決定に係る判断を行うとともに、行政資料の提供等の情報提供施策を充実し、もって情報公開を総合的に推進するため、各所管課に、情報公開主任を置く。
(2) 情報公開主任は、課長補佐の職にある者又は課長が指名した者をもって充てるものとする。
2 職務
情報公開主任は、次の職務を行うものとする。
(1) 公文書開示に関する事務
ア 公文書開示請求に係る対象公文書の特定作業に関すること。
イ 公文書の開示・非開示の判断の審査及び調整に関すること。
ウ 総合窓口及び他の課等との連絡調整に関すること。
エ その他公文書開示に係る事務の指導に関すること。
(2) 情報提供施策の充実に関する事務
ア 行政資料等の提供に関すること。
イ 有償刊行物の頒布に関すること。
ウ 総合窓口及び他の課等との連絡調整に関すること。
エ その他情報提供施策の充実に係る事務の指導に関すること。
第8 情報提供窓口としての機能の充実
1 総合窓口における情報提供
総合窓口においては、公文書開示に関する相談・案内・受付等だけでなく、村民のニーズの高い行政資料や統計資料を配架するとともに、各課等が提供している行政情報も含め、下記のとおり村政情報を総合的に提供できるよう努めるものとする。
(1) 行政資料等に関すること。
ア 行政資料・統計資料の収集・管理・配架に関すること。
イ 行政資料等の目録の整備に関すること。
ウ 行政資料等の貸出事業に関すること。
エ パンフレット、リーフレット類の配架に関すること。
(2) 有償刊行物の頒布事業に関すること。
(3) その他各種村政情報の案内等に関すること。
附則
この要綱は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成28年4月1日)
この要綱は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和4年要綱第5号)
この要綱は、令和4年6月1日から施行する。
